快件代理應正確確定快件的類型及走貨的渠道（即專線件，DHL件或香港件），除商業文件和資料信函屬“文件”類外，其余均屬于“包裹”類， 文件封內只能裝入文件類物品，小片的布樣、塑料片等非文件類物品不可作為文件發運。包裹類快件需提供具有發件公司名抬頭的形式發票兩份，并加蓋發件公司印 章。發票應列明所發快件的詳細品名、數量、原產地、海關聲明價值等資料。品名請用中文填寫，特殊的貨物（專業性較強的物品）請要求客戶提供中英文品名，混 裝貨物請提供裝箱清單，SINOAIR會嚴格按快件代理提供的形式發票的內容向海關申報。
    快件代理應要求實際發件公司在運單上加蓋其公司印章。請提供準確的收件公司名稱、地址、郵政編碼（去往美國的快件尤為重要）、電話及傳真、聯系人姓名等資料，錯誤的地址和電話將影響快件的派送和中轉。SINOAIR不接受郵政信箱(P.O.BOX)的地址。除香港接受中文地址外，請一律用英文填寫收件人資料。
    快件的計費重量是以快件實際重量（毛重）和體積重量相比，取二者中較大者而確定。體積重量的計算方法是用快件的最長Ｘ最寬Ｘ最高/6000得出，以厘米(Cm)為單位度量，不足1厘米進位為下一個1厘米長度，如快件尺寸為33.2X54.5X75.2，則體積重量計算為34X55X76/6000=24.0公斤。SINOAIR對中轉的國際快件須嚴格按此辦法計算。 對香港派送的快件及散貨原則上不計算體積重量，但當一票輕泡貨物的體積重量超過實際重量40％時，則該票快件的計費重量＝（實際重量＋體積重量）/2，例如：快件實重100公斤，體積重量150公斤，則其計費重量為（100+150）/2=125公斤。中港散貨運輸計費重量的確定方式由散貨代理與SINOAIR簽定的《中港散貨及快件運輸協議》規定。
    除快件業務必須的信息資料外，快件代理應在運單明顯位置以及清單上標明其在SINOAIR的四位電腦代號，以便有查詢需要時可以及時識別發件的快件代理，盡快通知發件客戶。
    對于未按以上1-4要求操作，或提供資料不正確，致使SINOAIR無法及時中轉或派送的快件，SINOAIR將暫時轉為HOLD件（暫扣件），待快件代理確認有關事宜后再行中轉及派送。快件代理提供的快件重量與我司測量的計費重量不相符時，如快件代理在深圳分撥中心通知后的第二天無回復（星期天除外），即默認按深圳分撥中心重量收費。
    發件客戶如提供了由政府行政部門簽發的有效的配額、許可證、原產地證明、商檢證明、熏蒸證明等文件，快件代理應事先明確通知SINOAIR正確使用該文件向中國及快件終到國海關報關，并使用妥善方式將文件交給SINOAIR。如因快件代理未事先明確知會SINOAIR使用該文件而造成該文件失效，因而導致該文件項下的快件無法報關、清關而產生的一切損失，SINOAIR不承擔任何責任。（此條款同樣適用中港散貨運輸業務）
    SINOAIR網絡在部分國家和地區開通到付業務（COD），運費到付的快件應在快件運單明顯位置標注＂運費到付＂字樣，或粘貼“運費到付”的紅色標簽，SINOAIR將按照公布的到付運費標準向目的地收件人收取到付運費。發件代理如需要更改到付運費標準，則需事先知會SINOAIR深圳分撥中心市場部。如由于快件代理或發件客戶未明顯注明＂運費到付＂字樣及粘貼標志而作為預付派送，造成無法收回到付運費的，SINOAIR不承擔任何責任，快件代理仍須按預付快件支付派送費用。
    根據海關總署98＜577＞號文件的有關規定，凡交SINOAIR網絡中轉的快件及中港散貨必須使用SINOAIR標志的快件用品。快件代理可以向SINOAIR申請購買快件用品，快件代理可向SINOAIR市場管理部索取《物料申購單》，填寫后加蓋快件代理的業務章，傳真回SINOAIR深圳分撥中心市場部。SINOAIR將視物料的庫存情況及快件代理的業務量情況發貨，并收取物料費用(包括制作費用及進口關稅)及發運費用。